הערכות להגנה על לקוחות העסק ועובדיו
המחויבות הראשונה שלכם כבעלי עסק היא להגן על עצמכם, על עובדיכם ועל לקוחותיכם מפני פגיעה פיזית בתרחיש חירום. להלן מספר צעדי מוכנות שכדאי לנקוט:
עמידה בתקנים והוראות בטיחות של גופי שלטון
במסגרת רישיון העסק דורשים גופי המדינה מהעסקים עמידה בתנאים והוראות שונים המתייחסים למצבי חירום כגון רעידות אדמה, שריפות, הצפות וכו'. לכן, בראש ובראשונה דאג כי העסק עומד בתקנים ובדרישות להם העסק נדרש במסגרת רישיון העסק.
זכרו - דרישות אלו נועדו לשמור על בטיחות העסק בשגרה, אולם בחירום הן חשובות אף יותר.
הכנת הבניין לרעידת אדמה
במסגרת תקן 413 (התקן העדכני ביותר לרעידות אדמה) נקבעו כללים לגבי עמידות המבנה ברעידות אדמה. יודגש, כי במידה והמבנה שבו שוכן העסק נבנה לפני 1980, סביר כי הבניין עומד בתקן זה. לפיכך, קיים צורך של כלל השוכנים במבנה להשתמש במהנדס מבנים רשום אשר יוכל לקבוע את עמידות המבנה ויוכל למליץ על אמצעים אפשריים לחיזוקו.
זכרו - אחת האפשרות היא תכניות חיזוק עבור מבנים במסגרת תכנית תמ"א 38 (תכנית המתאר הארצית לחיזוק מבנים קיימים בפני רעידות אדמה) אשר עשויה גם לאפשר תוספות בנייה והגדלת שטח. אפשרויות נוספות הינן: מהלכים עצמאיים לחיזוק קירות מבנים, שימוש בטכניקות מתקדמות להגנת גגות וחיזוק הגנה נקודתית על אזורים ספציפיים גם בתוך המבנים.
מינוי אחראי בטיחות
בכל עסק יש למנות אחראי בטיחות שתפקידו יהיה לנהל את הפעילות במצב חירום לרבות מצבים שבהם יש לפנות את העסק (כגון רעידות אדמה) או להדריך את העובדים כיצד יש לנהוג בעת קרות האירוע. בעסקים זעירים וקטנים נושא זה חייב להיות באחריות בעל העסק אשר ישמש גם כאחראי בטיחות עבור כלל העובדים והלקוחות. בעסקים בינוניים או בעסקים המתפרסים על מספר אתרים/קומות יש למנות מנהל בטיחות נפרד לכל אתר או קומה.
הצגת מספרי טלפון חירום
בכל עסק יש להציב במקום נגיש וגלוי את המספרים של גורמי החירום – משטרה, מכבי אש, מגן דוד אדום, מוקד עירוני וחברת חשמל.
מניעת שריפות
עבור צמצום הסיכוי לשריפה בבית העסק ולצמצום השפעות שריפה, יש מספר הנחיות שכדאי לשמור עליהן בעסק:
- שמירה על סדר וניקיון, אלו יבטיחו מניעת התפשטות שריפה ויקלו על ההשתלטות עליה.
- הרחקת מקורות חום (תנורים, מנורות וכד') ממקורות דליקים (רהיטים, וילונות וכד').
- הימנעות מחיבור מספר מכשירי חשמל רב בתקע (מפצל וכדומה) בשקע חשמלי.
- תכנון דרכי מילוט במקרה שריפה מבעוד מועד ווידוא כי אלו פנויים מסכנות ומחומרים דליקים.
- במקרה והעסק משתמש בחומרים דליקים או בחומרים שעלולים לגרום לשריפה (כימיקלים) יש לשמור על מלאי מינימום בלבד של חומרים מעין אלה ולהחזיק מלאי זה במקום מוגן במקום מוגן ומרוחק ממקורות חום.
מרחב מוגן
מרכיב חשוב בהיערכות הינו לזהות את המרחב המוגן הרלוונטי היכול לשמש את העסק במקרה של התכוננות לאירוע חירום כגון רעידת אדמה או ירי רקטות וטילים.
בקביעת המרחב המוגן קיימים שני שיקולים עיקריים: - משך הזמן שלוקח לך, לעובדיך ולקוחותיך להגיע למרחב זה
- ההיבט הפיזי – מידת ההגנה שמרחב זה מסוגל לספק.
בהתאם להנחיות פיקוד העורף יש לזהות את המרחב המוגן הזמין לעסק ולבחור את המרחב המוגן המתאים לעסקך לפי המדרג הבא:
- ממ"ד (מרחב מוגן דירתי) או ממ"ק (מרחב מוגן קומתי)
- מקלט בבניין משותף או מקלט ציבורי
- בבניין מעל שלוש קומות במבנה ללא ממ"ד, ממ"ק או מקלט פנימי - חדר מדרגות פנימי.
יש לוודא כי גודל המרחב המוגן ומספר מקומות ישיבה/שכיבה מתאים למספר השוהים הפוטנציאלי (עובדים ולקוחות אשר סביר וימצאו בבית העסק באופן שוטף). יש לפנות חפצים כבדים ושבירים מקירות או מדפים, במידה ויש חלונות או תריסים יש לסגור אותם.
לאחר בחירת המרחב המוגן יש לבצע את הפעולות הבאות:
- לצייד את המרחב המוגן בציוד חירום ובכלל זאת: אמצעי תקשורת שיעזרו להתעדכן בהתרחשויות, 3 ליטרים של מים בבקבוקים סגורים בעבור כל אדם ליממה אחת עבור שלוש יממות, תאורת חירום (לד), פנס וסוללות, ערכת עזרה ראשונה, תרופות, מטפה לכיבוי אש, העתקי מסמכים חשובים, מסמכים רפואיים, מרשמי תרופות בשימוש קבוע, מסמכי זיהוי, מסמכים אישיים ומסמכים פיננסיים.
- ליידע את כלל העובדים לגבי מיקום המרחב המוגן ולקיים מספר תרגולים שוטפים של פינוי למרחב זה כדי לוודא כי תהליך הפינוי מתבצע בהתאם ללוחות הזמנים הנדרשים ובאופן מסודר.
- להציב שילוט הן בתוך העסק והן בסביבתו לגבי מיקום המרחב המוגן.
בהקשר זה יוזכר כי עבור מקום עבודה או עסק שעובדים בו לא פחות מעשרה בני אדם בבת אחת או שמבקרים בו כרגיל לא פחות מעשרים בני אדם בבת אחת חל חוק ההתגוננות האזרחית. החוק הקובע כי בכל בית עסק העונה לתנאים לעיל יהיה מקלט שישמש בעיקרו את עובדי המפעל ובני-אדם הרגילים לבקר בו. כמו כן, במידה ובבית עסק אין מקלט, חייב בעל העסק (במידה והוא בעל הנכס) להתקינו באותו בית עסק או סמוך לו בזמן ובמקום שייקבעו על-ידי הרשות המקומית בהוראה בכתב. חובה זו חלה על בעל העסק, גם אם במבנה שבו נמצא בית העסק הותקן מקלט המשמש את דיירי המבנה או עסק אחר.
מוכנות לאירועי עזרה ראשונה
מכיוון שמההיבטים של אירועי החירום (ולא רק אירועי חירום) קשור במתן עזרה ראשונה לעובדי או לקוחות העסק, מומלץ כי בעסק תמצא ערכת עזרה ראשונה המתאימה לצרכים. בערכת העזרה הראשונה כדאי שיהיו:
- תחבושת עזרה ראשונה
- רטיות (גאזה) סטריליות
- תחבושות אספלנית ורטייה אספלנית ברוחב 1.25 או 2.5 ס"מ
- אגדי חבישה
- תחבושות כותנה וטריקו ברוחב 4,6,8 או 10 ס"מ
- תחבושת משולשת
- בטאדין
- מספרים
- שמיכה
שמירה על רציפות הפעילות העסקית
כאמור, בעת חירום לקוחות העסק יצפו שתמשיך לעבוד באופן שוטף או שמשך ההתאוששות שלך לאחר מצב החירום יהיה קצר ככל האפשר. להלן מספר צעדים אשר ישפרו את יכולת עסקך להתגבר במהירות על מצבי חירום:
גיבוי
בשל חשש מפגיעה בתשתיות המחשוב של העסק, קיימת חשיבות רבה לגיבוי שוטף של תוכנות, מידע, פרטי קשר ומסמכים פיננסיים חשובים – גיבוי מעין זה יאפשר לחזור ולהפעיל את העסק במהירות האפשרית ולפנות לסיוע במידה ובית העסק נפגע במהלך אירוע חירום.
צעד מעין זה נדרש גם לגבי מסמכים פיזיים ובעיקר גיבוי של מסמכי מקור חשובים כגון מסמכי בעלות, מסמכים מבנקים, הלוואות וכדומה במקום שאינו בית העסק או סמוך לו.
יצירת תכנית שמירה על קשר
בעת חירום חשוב ליצור קשר עם העובדים, הספקים, הלקוחות ובעלי עניין אחרים. לכן, שמירת פרטי קשר של כל הגורמים הרלוונטיים במקום נגיש ומגובה הינה חיונית.
מעבר לכך, קיימת חשיבות בהכנת תכנית לשמירה על קשר עם הגורמים הרלוונטיים לאירועי חירום לרבות - במידת האפשר - חלוקת אחריות בין בעלי תפקידים בעסק לגבי שמירת הקשר עם הספקים, לקוחות והעובדים.
ביטוח
הצעד הברור והמתבקש ביותר להתמודדות עם ההשלכות של מצב חירום היא לרכוש ביטוח המאפשר להתמודד עם תוצאות מצבים אול ובלבד שהאירוע לא חל כתוצאה מאירוע בטחוני שעבורו לא ניתן לרכוש ביטוח והמדינה מבטחת את אירוע זה באמצעות מס רכוש.
במקרה של אירוע בטחוני אשר יגרום נזק לרכוש העסק או יפגע במצבו הכספי - מחויבת מדינת ישראל לפצות את אזרחיה בשל נזקי מלחמה על פי חוק מס רכוש וקרן פיצויים התשכ"א-1961. במסגרת זאת, המדינה צוברת קרן מיוחדת מתשלומי מס רכוש שנועדה לפיצוי הנפגעים. הפיצוי הוא על נזקים למבנה, לציוד ולמלאי. ידרשו רשימת הציוד/המלאי שנפגע, דוחות כספיים או מסמכים המעידים כי הציוד/המלאי בבעלות העסק – אותם כדאי לגבות (ככתוב לעיל). עם זאת, אינו מבוטח נזק עקיף (דהיינו אובדן רווחים) כתוצאה מפגיעה ברכוש שאינו נמצא בישוב ספר.
ישנם ארבעה סוגי ביטוחים אשר נכון שהעסק יבוטח בהם לקראת אירועי מצב חירום. יצוין, כי אלו ביטוחים המבטחים את העסק גם בשגרה:
- ביטוח מבנה – לעסקים שהם בעלי המבנה, למקרה של נזק למבנה עצמו בו נמצא המשרד או העסק. בתוך ביטוח זה, יש לבחון האם הוא כולל גם כיסוי של פינוי הריסות.
- ביטוח רכוש – ביטוח תכולת מבנה העסק, אשר רלוונטי גם לעסק הנמצא בשכירות. יש לבחון האם הביטוח מכסה נזקים למלאי, ציוד, ציוד אלקטרוני ומאגרי מידע וכיסוי של חפצים מיוחדים (כגון ציוד מכני יקר במיוחד).
- ביטוח חבות מעבידים – ביטוח המכסה את המעביד בגין אירוע תביעה מהמעסיק רק מעבר למה שמכוסה בהתאם להוראות ולתקנות המוסד לביטוח לאומי.
- ביטוח צד ג' – לכיסוי פגיעה או נזק שנגרם לאנשים שאינם עובדים של העסק (כגון לקוחות וספקים).
מלבד ארבעת סוגי הביטוחים העיקריים, יש תוספות שונות לביטוחים אשר יש לבחון בהקשרי הכנה למצבי חירום: - ביטוח נזקי טבע ורעידות אדמה – יש לבחון אילו נזקי טבע מכוסים בביטוח ויש לוודא כי נזקים הרלוונטיים לעסק ואלו המצוינים במצבי החירום לעיל מופיעים (בדגש על התייחסות לרעידות אדמה). יצוין, כי הכיסוי לנזקי טבע אינו ניתן כחלק בלתי נפרד מהפוליסה הבסיסית (בניגוד לביטוח מגורים) ואינו כלול בתעריף כמו בביטוח הדירה אלא נכלל בתמורה לפרמיה נוספת.
- ביטוח אובדן רווחים (תוצאתי) – ביטוח מפני הנזק התוצאתי, העקיף, אשר נגרם בעקבות הנזק לרכוש והינו פעמים רבות בהיקף גדול יותר מהנזק לרכוש עצמו. למשל, נזק למכונות חיוניות לפעילות העסק.
- תנאים, סייגים ותקרות – לביטוחים בתחומים לעיל ישנם תנאים אשר רק כאשר הם מתקיימים בהם הביטוח תקף, סייגים לגבי האירועים והתרחישים בהם הביטוח מספק פיצוי ותקרות לסכום הפיצוי. בבחירת ביטוח יש לזהות את שלושת אלו ולהתאימם ככל האפשר למאפייני העסק והסיכונים מולם העסק עומד.
- ביטוח ענפי – לענפים שונים, לדוגמא עבור קבלנות וחקלאות, יש ביטוחים ייחודיים עבורם אשר מתמודדים הדרישות והסיכונים הפרטניים בענפים אלו ועבורם יש התייחסות שונה של המדינה. בבואך לבחון ביטוח לעסק ראוי לבחון האם יש דרישות וזכויות מיוחדות בענף שלו.
כח אדם
במסגרת חוק שרות עבודה בשעת חירום, התשכ"ז-1967, אשר תקף רק כשממשלת ישראל מכריזה על מצב חירום, קיימים מוצרים ושירותים מסוימים המוגדרים כחיוניים למשק. יודגש כי מרבית המוצרים והשירותים הרלוונטיים אינם באחריות עסקים קטנים ובינוניים, אם כי בתחומים מסוימים (למשל הובלת וייצור מזון) יתכן וגם עסקים קטנים ובינוניים יוגדרו כמפעלים חיוניים ויידרשו לעבוד גם בעת חירום וכח אדם רלוונטי ירותק אליהם. הקושי העיקרי של מרבית העסקים הקטנים והבינוניים יהיה להמשיך ולהפעיל את העסק בשעת חירום כאשר כוח האדם לא יהיה זמין מסיבות שונות (מילואים, נגישות שמירה על ילדים וכיוצא בזה).
כדי להתכונן למצבים אלה, מלבד שמירה על קשר רציף עם העובדים כפי שתואר לעיל, בשלב גיוס כח האדם, יש יתרון לגיוס תמהיל עובדים מגוון מבחינת מגדר, גיל ואזור מגורים. גיוון במאפייני העובדים, מלבד יתרונותיו האחרים, יקטין את הסיכוי להיעדרות גורפת.
יצוין, כי חוק הגנה על עובדים בשעת חרום, תשס"ו-2006 קובע איסור לפטר עובדים במידה ונבצר מהם להגיע לעבודה בשל הוראות חוק ההתגוננות האזרחית, בעת הכרזה על מצב מיוחד בעורף או בשעת התקפה. כמו כן, במידה ואותו חוק מביא להפסקת פעילות מוסדות החינוך, אחד ההורים במשפחה רשאי להיעדר ולהשגיח על ילדו. כמו כן, זהו אינטרס של המעסיק שעובדיו בביתם יהיו מוכנים לחירום אם על ידי חיזוק על פי אותם עקרונות לזיהוי וצמצום סיכונים אשר תוארו לעיל.
שמירת עתודות כספיות (רזרבות)
בכל תכנית עסקית ותכנון תקציבי של פעילות העסק כמו גם במסגרת הפעילות השוטפת יש להגדיר עתודות כספיות שיתנו מענה לאירועים בלתי צפויים מראש לרבות מקרי חירום.
ברור כי רמת העתודות האפשרית מושפעת ממצבו של העסק ולעתים, אין מנוס מכך שעתודות אלו יבואו על חשבון פיתוחו בטווח הקצר. עם זאת, קיומן של עתודות אשר נותנות מענה לאירועים בלתי צפויים הינה חיונית במצבי חירום (במיוחד בתקופת זמן ההמתנה עד הגעת סיוע או גיוס משאבים נוספים).
גיוון בפעילויות העסק
מטבע הדברים, עסקים שתלויים בתחום אחד בלבד או במספר מצומצם של לקוחות או ספקים חשופים יותר לסיכון הנובע מאירועי חירום. לפיכך, גיוון של פעילות העסק מאפשר לו גמישות רבה יותר, יציבות רבה יותר ויכולת התאוששות גבוהה יותר. בדומה לחשיבות השמירה על עתודות כספיות כלל זה נכון גם למצבי שגרה אך חשיבותו גבוהה בהרבה בעת התמודדות עם אירועי חירום.
לפיכך, במידת האפשר חשוב לגוון ככל האפשר את תחומי הפעילות, קהלי היעד, המוצרים או השירותים המוצעים והספקים.